শুক্রবার,২৪ নভেম্বর ২০১৭
হোম / বিজ্ঞান-প্রযুক্তি / ই-মেইল পাঠানোর আদব-কায়দা
০৮/১৬/২০১৬

ই-মেইল পাঠানোর আদব-কায়দা

- ফাবিহা ফারজিন

বর্তমান যুগের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপুর্ণ মাধ্যম হলো ইন্টারনেট। আর সেই ইন্টারনেটের আরো গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ মাধ্যম ই-মেইল। বিভিন্ন ধরনের ই-মেইল হতে পারে। এ ক্ষেত্রে আপনাকে লক্ষ্য রাখতে হবে, কোন অবস্থানের কাকে, কি মেইল পাঠাচ্ছেন। কারণ বর্তমান বিশ্বে যোগাযোগ ব্যবস্থার অনেক খানিই নির্ভর করে ই-মেইলের উপর। আর তাই ই-মেইলের সঠিক ব্যবহার ও আদব-কায়দা জেনে নেয়া জরুরি।

* ই-মেইল হচ্ছে পত্র যোগাযোগের আধুনিক মাধ্যম। তাই মেইল পাঠাতে সুন্দর ও সম্মানজনক সম্বোধন করুন। সালাম ও শুভেচ্ছা বিনিময় করুন।
* ই-মেইল তথ্যপূর্ণ, সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। স্ক্রিনে লম্বা ই-মেইল পড়াও কঠিন।
* বানান ও নিয়মাবলি সঠিক না হলে মেসেজ অর্থবহ হয় না। ‘ফুল স্টপ’ কিংবা কমা না থাকলে পড়তে কষ্ট হয়। বাক্যের অর্থের পরিবর্তন ঘটে। অফিশিয়াল ই-মেইল কখনও টেলেক্স কিংবা এসএমএসের মতো হওয়া উচিত নয়। ছোট ছোট অনুচ্ছেদ করে অনুচ্ছেদের মাঝখানে স্পেস রাখুন। প্রতিটি নির্দেশনা নম্বর বা প্রতীক দিয়ে শনাক্ত করুন। অ্যাকটিভ ভয়েস ব্যবহার করে বাক্য লিখুন।
* যদি নতুন বা প্রথমবার মেইল পাঠানো হয়, তবে আপনার নাম-পারিচয় দিয়ে শুরু করুন। দিতে পারেন কোম্পানি সম্পর্কে অল্প কথায় ধারণা।
* বিষয়টি নিয়ে আগে কখনো কারো সাথে আলাপ হয়ে থাকলে সেটি উল্লেখ করুন।
* মেইল শেষ করার আগে আপনার নাম, পদবি, কোম্পানির নাম, ঠিকানা ও যোগাযোগের নম্বর মিলিয়ে স্বাক্ষর দিন। সময়ের হিসাব করে তারিখ ও সময় উল্লেখ করুন।

* আন্তর্জাতিক ই-মেইলের ক্ষেত্রে টেলিফোন এরিয়া কোড, ঠিকানা, পোস্টাল জিপ কোড ও দেশের নাম স্বাক্ষরের সঙ্গে থাকতে হবে ।
* ২৪ ঘণ্টার মধ্যে ই-মেইলের উত্তর পাঠান। জটিল কিছু হলে জানান, ই-মেইলটি রিসিভড হয়েছে এবং উত্তর পাঠাতে দেরি হতে পারে।
* ই-মেইল লেখার সময় অন্য দেশের ছুটিছাটা ও সময় খেয়াল রাখুন। জরুরি উত্তরের প্রয়োজন হলে নিশ্চিত হয়ে নিন, প্রাপক ওয়ার্কিং ডে-তে ই-মেইল পেয়েছেন কিনা। যান্ত্রিক ও আবহাওয়ার গোলযোগের কারণে ই-মেইল পৌঁছাতে দেরি হতে পারে।
* লম্বা ফাইল সংক্ষিপ্ত করুন। ভাইরাসে ভরা কোনো ই-মেইল পাঠাবেন না। প্রতিটি ফাইলের সঠিকভাবে নামকরণ করুন এবং নম্বর দিয়ে নির্দিষ্ট করে দিন।
* ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে চ্যাটিং ভাষা বা সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করবেন না।
* জরুরি শব্দটি কম ব্যবহার করুন। কারণ এটি ব্যবহার করলেই বরং তা গুরুত্ব হারায়। তবে খুব জরুরি হলে ‘জরুরি’ শব্দটি ব্যবহার করুন। ক্যাপিটাল অক্ষর ব্যবহার করবেন না।
* সিসি ফিল্ড ব্যবহার করা উচিত নয়, যতক্ষণ না প্রাপক জানতে পারছেন যে, কেন তিনি মেসেজের অনুলিপি পাচ্ছেন। মনে রাখবেন, যাকে মেইল পাঠানো হয়, তার কাছে উত্তর আশা করা হয়। আর যাকে সিসির অন্তর্ভুক্ত করা হয়, তার কাছে তথ্য চাওয়া হয়। তাই প্রেরক বুঝে নিয়ে তার কাছেই মেইল পাঠানো উচিত।
* যখন মেইল করা হয়, তখন সব ই-মেইল ঠিকানা একসঙ্গে টু ফিল্ডে রাখা হয়। এতে সবাই জানতে পারেন যে একই ই-মেইল আপনি অনেককে পাঠিয়েছেন। এজন্য সব ই-মেইলের ঠিকানা বিসিসি ফিল্ডে রাখা উচিত। ফলে এতে প্রাপক কেবল তার ই-মেইলের ঠিকানা দেখতে পাবেন। আর আপনার যদি মাইক্রোসফট আউটলুক ও ওয়ার্ড থাকে, তাহলে আপনি মেসেজ ‘মার্জ’ করে প্রত্যেকের জন্য আলাদা মেসেজ তৈরি করতে পারেন।
* ই-মেইলে ফরম্যাট করলে অন্যরা ফরম্যাট দেখতে পান না, কিংবা ভিন্ন ফন্ট দেখতে পান। ব্যাকগ্রাউন্ড সহজে পড়া যায় এমন রং ব্যবহার করুন। টেবিল কিংবা অন্য কোনো ফরম্যাটেড টেক্সট পাঠালে মূল মেসেজে না রেখে এটাচ করে দেয়া ভালো।
* কোনো এটাচ ফাইল দিলে তার নাম বিষয়বস্তু, তারিখ কোন ফরম্যাটে আছে, এই বিষয়গুলো জানানো অতীব জরুরি। সম্ভব হলে সাইজও লিখে দিতে পারেন।
* একই কাজের জন্য প্রয়োজনীয় যত তথ্য আছে, সম্ভব হলে সব এক মেইলে দেবেন।
* কেউ কোনো ব্যাপারে মেইল পাঠালে, তার মেইল পেয়েছেন বলে একটি ধন্যবাদ মেইল পাঠান।