বৃহস্পতিবার,২৩ নভেম্বর ২০১৭
হোম / বিজ্ঞান-প্রযুক্তি / অফিসের কাজে কার্যকরী অ্যাপস
০৫/০১/২০১৬

অফিসের কাজে কার্যকরী অ্যাপস

- মুহাম্মদ রিদোয়ান

অফিস -আদালতে কর্মরত ব্যক্তিদের মধ্যে পারস্পরিক যোগাযোগ এবং দলগত প্রচেষ্টা বৃদ্ধিতে সাম্প্রতিক প্রযুক্তি বাজারে বেশকিছু কার্যকর অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে। এই অ্যাপগুলোর খবরাখবর থাকছে লেখার পরবর্তী অংশে।

ড্রপবক্স
অফিসসংক্রান্ত কাজের জন্য বেশ পরিচিত এবং সুবিধাজনক একটি অ্যাপ হচ্ছে ড্রপবক্স। অফিসের কাজে যে কোনো ফাইল-ফোল্ডার বা ডকুমেন্ট শেয়ার করার জন্য অ্যাপটি বেশ কার্যকর। অ্যাপটির মাধ্যমে পিডিএফ ফাইল শেয়ার করা ছাড়াও অফলাইনে থাকা অবস্থায় গুরুত্বপূর্ণ ফাইলে অ্যাকসেস করা যাবে।
এই ফ্রি অ্যাপটিতে ব্যবহারকারী শুরু থেকেই ২.৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ পাবেন। তবে বছরে ১০০ ডলার খরচ করে স্টোরেজ ১০০ জিবি পর্যন্ত আপগ্রেড করার সুবিধা রয়েছে। ই-মেইলের মাধ্যমে বড় সাইজের ফাইল বা ডকুমেন্ট ট্রান্সফার বা শেয়ার সবসময় সম্ভব না হলেও ড্রপবক্সের সাহায্যে তা সহজেই করা যায়।

ফ্লো
অফিসে বড় প্রজেক্টের কাজের ধকল কমাতে বেশ কার্যকরী অ্যাপ হলো ‘ফ্লো’। নির্দিষ্ট কোনো প্রকল্পের পরিকল্পনা, কাজের বণ্টন বা সময়সীমা নির্ধারণ করে সমগ্র কাজের একটি সুন্দর ও স্পষ্ট অবকাঠামো তৈরিতে এই অ্যাপটি বিশেষ ভূমিকা পালন করবে। প্রকল্পের কাজ বিভিন্ন অংশে ভাগ করে প্রত্যেক অংশের জন্য নির্দিষ্ট টিম প্রস্তুত করা, একই জাতীয় কাজের তালিকা করা বা সময়ের যথাযথ ব্যবহার নিশ্চিত করার জন্য বিশেষ ক্যালেন্ডারের সুবিধা থাকছে অ্যাপটি। একই সঙ্গে প্রকল্পে কর্মরত ব্যক্তিদের বা প্রকল্পের নিয়োগকর্তার সঙ্গে ফ্লো অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে নিয়মিত যোগাযোগ স্থাপনেও অ্যাপটি বেশ কার্যকর।

গুগল অ্যাপস
ব্যবসা প্রতিষ্ঠান বা অন্যান্য অফিসিয়াল কার্যক্রম পরিচালনার জন্য টেক জায়ান্ট গুগল বেশ কবছর থেকেই বিভিন্ন অ্যাপস বাজারজাত করছে। এর মধ্যে গুগল অ্যাপস ফর বিজনেস প্যাকেজের আওতায় ৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়ালে ব্যবসায়িক বা প্রাতিষ্ঠানিক কাজে ব্যবহার করা যাবে। তবে ৩০ দিন পর প্রত্যেক ব্যবহারকারীর জন্য ৫ ডলার করে গুনতে হবে।এই অ্যাপস প্যাকেজে জিমেইল, ক্যালেন্ডার ছাড়াও ক্লাউড স্টোরেজ হিসেবে ড্রাইভ ও ক্লাউড কোলাবেরশনের জন্য শিটস এবং স্লাইডস থাকছে।
এসবের পাশাপাশি সাম্প্রতিক সময়ে গুগল হ্যাংআউটসও অফিসের কার্যক্রম পরিচালনয়ার জন্য কার্যকরী মাধ্যমরূপে প্রতীয়মান হয়েছে। গুগলের এই অ্যাপটি ব্যবহার করে ভার্চুয়াল মিটিংয়ের পাশাপাশি বাসায় বসেও অফিসের কাজ করার সুযোগ সৃষ্টি হয়েছে।

হাডল
অফিস-আদালত বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট লক্ষ্য পূরণ ও পারস্পরিক সহায়তা বৃদ্ধিতে আরও একটি কার্যকর অ্যাপ এর নাম-হাডল। অ্যাপটি ব্যবহার করে খুব সহজে গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট বা ফাইল প্রস্তুত এবং এডিট করা যায়। একই সঙ্গে অফিসে সহকর্মীদের মধ্যে কাজ ভাগ করে দিয়ে আলাদাভাবে সবার কাজ মনিটর করার জন্য এই অ্যাপটি বেশ কার্যকর। অ্যাপটি ব্যবহার করে আপনার লক্ষ্য অর্জনের পথে সামগ্রিক অবস্থা এবং করণীয় সম্পর্ক নির্দিষ্ট সময় পরপর ফিডব্যাক ও রিপোর্ট পাওয়া যাবে। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা ডেটার নিরাপত্তার জন্য অ্যাপটিতে বিশেষ অথেন্টিফিকেশন ফিচার রয়েছে।

ডায়নামিক বিজনেস অ্যানালাইজার
মাইক্রোসফট নির্মিত এই অ্যাপটি ব্যবহার করে ব্যবসার সামগ্রিক অবস্থা যেমন প্রতি মাসে বিক্রয়ের পরিমাণ, লাভ বা লোকসানের হারসহ অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ রিপোর্ট পাওয়া যাবে। উইন্ডোজ ৮ এবং এর ও এর পরবর্তী সংস্করণগুলোতে এই অ্যাপটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযোজন করা হয়েছে বলে ব্যবসা সংক্রান্ত যাবতীয় রিপোর্ট ডেস্কটপে থেকেই পর্যবেক্ষণ করা যাবে।
কর্মচারীদের উপর কাজের চাপ কমিয়ে সম্মিলিত প্রচেষ্টার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনে এই অ্যাপগুলো হতে পারে আপনার অন্যতম প্রধান হাতিয়ার।